Тайм менеджмент: способы эффективного использования рабочего времени. Блог компании iQ300

Подскажите, пожалуйста, давно ли вы посещали какой-либо тренинг или семинар, посвященный личной эффективности? Нет, в этом году еще не ходили? Может быть, у Вас на это просто нет времени, ведь на работе всегда какая-то суета? Слишком много вопросов и все же они не беспочвенны. Мы обратили внимание, что многие из наших коллег «настолько заняты» работой (и это при УСН доходы минус расходы со штатом 10 человек, например), что им просто не хватает сил выполнять свои бухгалтерские обязанности точно в срок. И вот спрашивается, мы ведь все люди, и чего у нас только нет в голове такого, что отвлекает и беспокоит нас без дела. С этим надо бороться и тут уж ничего не поделаешь. А иначе - хоть увольняйся иди.. Давайте посмотрим, что говорят и пишут психологи о нашей общей проблеме и как рекомендуют с ней бороться.

Выделяем проблемы

Разбирая данный вопрос ни в коем случае нельзя обойти стороной причины, по которым мы вечно чего-то не успеваем и при этом сильно устаем. При трезвом анализе ситуации становится очевидным следующее:

Не умеем разграничить важное от второстепенного

Без бдительности и концентрации в бухгалтерии делать нечего. Она требует внимания к мелочам, а когда речь заходит о каком-то нестандартном вопросе, то приходится еще некоторое время искать пути его решения, что также отнимает время. Проблема здесь заключается в том, что среди широкого перечня дел мы не всегда верно отделяем первостепенные от второстепенных.

Иногда нам кажется, что все они в одинаковой степени важны, и что сделать их нужно было «уже вчера», однако, это в большинстве случаев ложное убеждение. Хоть и не каждый день, но обычно бухгалтер знает, какие задачи стоят перед ним на день в самом его начале. Именно на этом этапе можно спокойно обдумать, что требует к себе больших, а что – меньших усилий.

Совет

Как только пришли на работу, попили кофе, перебросились парой-тройкой фраз с коллегой, возьмите лист бумаги и вдумчиво напишите те задачи, которые вы должны выполнить именно сегодня. Глядя на готовый список, расставьте приоритеты и постарайтесь написать, сколько времени вы уделите каждому из них. Без плана на день будет сложно.

Форс-мажоры

Каждому бухгалтеру хорошо знакома примерно вот такая фраза от директора: «Елена Сергеевна! Зайдите на корпоративную почту, нам клиенты прислали договор на согласование. Проверьте его на условия, мы должны дать ответ через час! Там еще доп. соглашение они должны выслать. Если все нормально, оплатите их счет, пожалуйста». Представляете, а вы уже план составили, все распланировали таким образом, что, следуя графику, все бы успели.

Совет

Когда распределяете приоритеты и время на выполнение задач, всегда оставляйте запас на подобного рода события. Ввиду этого лучше писать, что на проведение платежей вы намерены потратить 1 час, а не промежуток времени, например, с 11:00 до 12:00.

Навязчивые мысли

К сожалению, редко, кто может похвастаться таким жизненным кредо: «Дома я думаю о хозяйстве, а на работе – только о ней единственной». Как правило, эти мысли перемешиваются и доходят до состояния «однородной массы», как это иногда пишется в кулинарных рецептах. Сидя за компьютером, выполняя какое-то важное дело, разве не бывает так, что именно в этот момент мы подумали о чем-то совсем не относящемся к работе, которое заставляет нас беспокоиться?

И вот мы продолжаем сидеть за компьютером, не замечая, как уходят минуты, а иногда и часы в пустом времепрепровождении. За это время много было сделано? Самое комичное то, что усталость и ощущение «тяжелого рабочего дня» никуда не уйдет, а только приумножится.

Совет

Если в процессе работы вы о чем-то задумались, постарайтесь дать себе отчет в том, что выполнение очередной задачи приостановилось. Если этот момент упустить, то время будет лететь незаметно, а значит, и результативность дня резко упадет.

«Поглотители времени»

В психологии есть такой термин, как «поглотители времени». Если говорить об их общей массе, то это перечень тех раздражителей, которые сбивают нас с толку и мешают работать. К таким раздражителям можно отнести плохое настроение, лень, чувство голода, физическую утомленность, «витание в облаках» и все в том же духе.

Между прочим, хочется обратить внимание на чувстве голода. Как известно, если человек привык, скажем, к регулярному завтраку и обеду, а тут вдруг по какой-то причине их пропустил, то вместо «дебета» и «кредита» мысли будут нацелены на то, чтобы найти себе пропитание. Звучит как-то не очень эстетично, однако, это правда, т.к. речь идет об инстинкте.

Эта проблема в меньшей степени касается тех, кто не питается утром и днем – у них уже выработалась привычка и поэтому отсутствие завтрака и обеда не является для них чем-то из ряда вон выходящим.

Совет

Плохое настроение необходимо всеми силами перебороть, например, постепенно вовлекаясь в рабочий процесс, от физической утомленности поможет хороший сон на следующий день, а с голодом легко бороться припасенной в тумбочке «вкусняшкой» - ее тоже никто не отменял.

Темперамент

Всем хорошо известно, что психологи разделяют человеческие личности на холериков, сангвиников, флегматиков и меланхоликов. Как правило, личность каждого из нас не отнесена к какому-то отдельному типу – все в нас перемешано с преобладанием одного из них.

Так, кто-то больше сангвиник и ему не должно быть сложно работать усердно, когда вокруг царит шум и гам. Кому-то, как флегматикам, легко выполнять большой объем работы, но в достаточно спокойной атмосфере.

Важно понимать, что отношение к работе каждого из них имеет свои положительные и отрицательные стороны. Определите еще раз, кем вы являетесь, и постарайтесь создать вокруг себя комфортные условия работы. Без них говорить об эффективности использования рабочего времени не приходится.

Совет

Воспользуйтесь удобными сервисами, которых в интернете существует в большом количестве.

Мнение руководства

Любой директор вне зависимости от того, каким уровнем работоспособности он отличается, всегда ожидает от своих сотрудников «выдающихся результатов» в рамках выполнения ими своих должностных обязанностей. В частности, мы переговорили с некоторыми из них и спросили, каким они хотят видеть своего бухгалтера.

Обобщенно можно указать следующие два тезиса:

По мнению самого обычного руководителя, бухгалтер – человек, который решает непонятные для него задачи совершенно непонятным ему способом. Для него совершенно не имеет значения, как и каким образом вы будете сдавать отчетность, платить налоги и оформлять на работу сотрудников. Ему важно знать, что денег потрачено немного, сотрудники оформлены, штрафы и пени не начислены
Также директора хотят видеть профессионала, который на «заколдованном» языке (и только на нем) может дать объяснение тому, чем бухгалтер занимается в течение дня. «Елена Сергеевна, чем занимаетесь? – Формирую отчет СЗВ-К в ФСС. После этого буду делать уточненку к декларации по налогу на прибыль. – Все, понял, не отвлекаю».

Если сказать обобщенно, то директор ожидает увидеть в бухгалтере того профессионала, который:

Сможет самостоятельно решить проблему
Который не будет требовать помощи
Которого не придется искать где-то вне рабочего места.

Осуществимо ли это? Предполагаем, что вполне.

На основании вышеизложенного хотим порекомендовать нашим коллегам повнимательнее отнестись к тому, как протекает их рабочий день. Спросите себя, почему декларацию по НДС вам приходится сдавать в самый последний момент, почему максимально оперативно вы делаете только ту работу, о которой вас персонально попросил руководитель, почему, придя на работу в 09:00, вы начинаете интенсивно трудиться только через час-полтора?

Очень часто бывает так, что оказавшись за своим рабочим компьютером, мы не всегда понимаем осознанно, зачем мы здесь вообще находимся, для чего сюда пришли. Отсутствие осмысленного решения этого ребуса является преградой для эффективного распределения рабочего времени. Как только получится на него ответить, так сразу на ум придут пути решения сложившейся проблемы, и толчок к действиям не заставит себя долго ждать.

Все мы устраивались на работу для того, чтобы обеспечить себя – это в первую очередь. Во-вторых, хотим развить свой деловой потенциал, набраться опыта. В-третьих, желаем удовлетворять и потешить амбиции. Сидя на работе без дела, когда их невпроворот, не поможет нам достичь хотя бы одной из этих целей. «Ленивая» работа – грядущее увольнение, Безделье – отсутствие развития, оно же – акт погребения собственного честолюбия глубоко под землю.

У нас совершенно нет свободного времени. Мы приезжаем на работу к девяти утра и уходим ближе к ночи. Своих детей мы видим только спящими, а о встречах с друзьями перестали и мечтать. Мы работаем почти без выходных, а зачастую и без отпуска. Так почему же множество проблем остаются нерешенными? Почему мы ничего не успеваем и вынуждены практически жить в своем офисе? Диагноз, который ставят специалисты по тайм-менеджменту в таких случаях, - неэффективное использование времени.

Много лет назад на одной из трасс тогда еще СССР я увидел плакат, который гласил: «Рабочее время - работе». Меня это тогда позабавило: мол, на что же еще может быть потрачено рабочее время, если человек пришел на работу? - вспоминает Михаил Торчинский, управляющий партнер рекрутинговой компании MarksMan. - Но, как это ни странно, рабочее время зачастую тратится далеко не на работу.

Отстающие

Непродуктивные совещания, дублирование функций и задач, кулуарные разговоры и обсуждение личных новостей, отсутствие на работе по неясным причинам, постоянные опоздания - вот основные «дыры», в которые утекает рабочее время персонала. У каждого офисного работника есть множество соблазнов: покурить с коллегами, выпить кофе, обсудить нерабочие вопросы, почитать новости в Интернете, пообщаться со своими знакомыми в ICQ. В принципе, все это не запрещено и допустимо, но в разумных пределах! Впрочем, стоит отметить, что корпоративная культура разных компаний по-разному оценивает факт «утечки» рабочего времени. Например, в каком-нибудь рекламном или креативном агентстве нет ощущения непрерывной работы «у станка», а «простой» сотрудника отнюдь не означает сбоя всей цепочки. Он может три часа пить чай, а потом выдать гениальную идею, которая поможет решить поставленные задачи. Но проблема в том, что не только в креативных агентствах сотрудники большую часть своего времени проводят за подобными занятиями. Начал готовить отчет - позвонила жена, тут же написали по «аське», забежал на кофе коллега… Весь день провел в офисе, вроде работал, устал, но ничего не сделал. Естественно, чтобы справиться с должностными обязанностями, таким сотрудникам приходится задерживаться.

- «По делам судите их» - так ведь сказано, - говорит Константин Анисимов, заместитель генерального директора компании «Микротест». - Поэтому не судите об активной деятельности сотрудников по их же собственным словам. Как правило, у людей, не имеющих результатов, всегда много объяснений, почему они не справились с поставленной задачей и что им еще нужно для успешного выполнения своей работы. Но людей принимают на работу для того, чтобы решать задачи компании, а не чтобы плодить для нее проблемы.

По мнению Светланы Шевцовой, и. о. руководителя департамента корпоративного развития инвестиционно-девелоперского холдинга «МИЭЛЬ», в любой компании «утечки» рабочего времени связаны с двумя основными причинами: человеческий фактор и неоптимальные бизнес-процессы. Все остальное - их производные.

Что такое человеческий фактор? Наверное, каждый без труда может назвать нескольких людей, которые c легкостью транжирят не только свое, но и чужое рабочее время. Приходят на пять минут вроде по делу, а потом остаются на полтора часа, рассуждая на разные темы, пересказывая слухи и разговоры, услышанные в офисной курилке. Светлана Шевцова тем не менее считает, что не всегда стоит оценивать это явление как порочное:

Такие люди делятся на две категории - «бубнилки» и «коммуникаторы». С «бубнилками» однозначно нужно бороться, поскольку даже один всегда и всем недовольный сотрудник может легко деморализовать коллектив. «Коммуникаторы» - важный источник новостей и мнений о происходящих в компании событиях. Задача руководителя - следить за тем, чтобы «ходячие газеты» не несли в себе деструктива.

Синдром ИБД

Прежде чем латать «черные дыры», в которые утекает рабочее время подчиненных, руководителю необходимо оценить, насколько каждый из них эффективен и увлечен своей работой, каков его реальный потенциал. Не секрет, что немалое количество сотрудников, а порой даже и руководителей подразделений, не столько на деле загружены работой, сколько занимаются имитацией бурной деятельности (для этого даже аббревиатура придумана - ИБД).

Изображение бурной деятельности вместо работы возможно на любой должности, но при хорошо организованном администрировании рабочих процессов злоупотребляющий доверием сотрудник будет быстро «разоблачен», - считает Александр Болвинов, начальник управления по работе с персоналом банка «Возрождение».

Как правило, именно симулянты чаще всего развивают бурную деятельность: они всегда заметны и страшно заняты. Такие люди «производят» наибольшее количество бумаг, часто и подолгу проводят совещания, а в частных беседах не забывают упоминать о том, как много и плодотворно они трудятся.

Основной признак имитации деятельности - отсутствие результата и заинтересованности в его получении, - утверждает Ева Викентьева, начальник службы персонала СБ-Банка. - Такой сотрудник скрывает ошибки, маскирует недостатки, вводит в заблуждение руководителя заведомо ложными отчетами. Он склонен откладывать решение сложных задач, требующих усилий и напряжения, и отчитываться в выполнении простых, второстепенных.

Директор по персоналу Абсолют Банка Юлия Сушкова считает, что вывести симулянта на чистую воду не сложно в том случае, если в организации существует внятная система оценки персонала - например, KPI. Это периодическая оценка сотрудника по ключевым показателям его деятельности, определенным строго с учетом специфики его работы.

Безусловно, самой серьезной и опасной «дырой», в которой исчезает рабочее время, являются неоптимальные бизнес-процессы. Причиной тому может служить и слишком сложная иерархия принятия решений, и недостаточная степень консолидации данных, и большое количество «ручных», неавтоматизированных операций.

Даже самое обычное совещание может превратиться в огромную «дыру», если потратить полдня на обсуждение одной задачи и разойтись с решением «подумать еще и обсудить повторно…». А ведь можно за 15 минут решить серьезный вопрос, если его предварительно проработать: определить регламент встречи, подготовить и заранее разослать всем участникам материалы, попросить их обдумать предложения.

Тиражируемые ошибки, время на работу со скрытым браком, переделки однажды выполненного... По сравнению с этими вещами даже частые чаепития и перекуры ничего страшного собой не представляют, - говорит Борис Дьяконов, председатель совета директоров ОАО «Банк24.ру».

Доктор, помогите!

Если одна и та же задача или проблема периодически возникает, но не решается, если сроки выполнения постоянно переносятся, а на простой вопрос «Кто за это отвечает?» ответа нет, то очевидно, что «подгнило что-то в Датском королевстве». Чтобы в подобной ситуации окончательно убедиться в наличии проблем с эффективностью использования рабочего времени сотрудниками, руководство может провести своеобразный аудит, попросив весь персонал четко указать, на что он тратит свое рабочее время. Если в результате анализа отчетов опасения оправдаются, придется как менять стиль управления компанией, так и начинать выстраивать систему, мотивирующую сотрудников осознанно беречь рабочее время и использовать его на пользу бизнесу.

Для продуктивного использования времени нужно, чтобы система управления в компании была грамотно построена, а сотрудники четко и ясно понимали не только глобальные цели компании, но и свои личные. Повышение квалификации сотрудников в этой сфере помогает более эффективно работать и снижать потери времени, - говорит Мария Козачина, заместитель генерального директора по персоналу компании «МИЭЛЬ - Коммерческая недвижимость».

Плохо выстроенная система коммуникаций работников и руководства «съедает» огромное количество времени и тех и других. У топ-менеджеров нередко можно выявить хроническое «профессиональное» заболевание - ориентированность на процесс, а не на результат. Как правило, «лечить» его терапевтическими средствами практически невозможно - поможет только «операция» в виде смены директора.

Руководители в первую очередь должны стремиться к повышению личной эффективности, - уверена Татьяна Копылова, HR-директор компании ADG Group. - Не зря же говорят: «Хочешь изменить мир - начни с себя, а там и другие поддержат». Например, я планирую каждый свой день и стараюсь максимально точно следовать плану. Один раз в месяц выделяю день для наведения порядка в делах. На этот день стараюсь не назначать никаких встреч, а просто разбираю все, что накопилось, доделываю незавершенное. Если чувствую, что начала расслабляться, использую известный многим «календарик-пинарик». Нужно повесить перед собой календарь - так, чтобы часто попадался на глаза, и ярким фломастером зачеркивать крестиком каждый прошедший день. Пара недель - и начинаешь понимать, что время уходит безвозвратно. Это стимулирует быть более организованным.

Эффективное расходование времени - проблема комплексная, и однозначного ее решения не существует. Способствующих инструментов и технологий много. Их выбор зависит от того, насколько в компании развиты бизнес-процессы, каковы специфика компании и стратегическое планирование бизнеса. Как признают сами руководители, ответственность за непродуктивное расходование рабочего времени лежит на плечах руководства и менеджмента. Но многое зависит и от сотрудников, от того, насколько хорошо они владеют инструментами тайм-менеджмента и как относятся к своему и чужому рабочему времени.

Это взаимная ответственность, - считает Татьяна Терентьева, директор по персоналу издательства «Эксмо». - Очень часто компании заказывают тренинги по тайм-менеджменту и думают, что после этого случится чудо - все сотрудники станут эффективно управлять временем. Но чуда обычно не происходит. Причины просты: с одной стороны, должна быть большая личная работа сотрудника, а с другой - необходимо развитие культуры во всей компании по отношению ко времени. Если вокруг все коллеги и руководители опаздывают на совещания, презентации и встречи, то одному сотруднику даже при большом желании будет тяжело что-то изменить.

В первую очередь необходимо четко определить цели, полномочия и ответственность каждого сотрудника. Персонал должен знать сроки выполнения своей работы и корректировать рабочие планы таким образом, чтобы укладываться в эти сроки. Автоматизация бумагоемких процессов даст возможность освободить дополнительное время персонала и избавить сотрудников от ненужной работы.

Показатели деятельности любого сотрудника должны быть измеримыми и иметь срок выполнения поставленной задачи, - считает Елена Арефьева, директор по персоналу группы компаний Armadillo. - Такие индикаторы помогут руководителям отследить степень своевременного выполнения поставленных задач, а самим сотрудникам - правильно планировать свое время.

Компаниям, желающим научиться эффективно распоряжаться рабочим временем, придется не только проводить обучение сотрудников различного уровня (менеджеров - навыкам планирования, рядового персонала - навыкам тайм-менеджмента и использования средств автоматизации деятельности), но и модифицировать общую структуру компании: выстраивать эффективную систему коммуникаций, развивать корпоративную культуру, продумывать систему мотивации сотрудников таким образом, чтобы они были заинтересованы в получении быстрого и качественного результата своего труда.

И пусть они читают блоги!

В то самое время, когда я думаю, что мои сотрудники работают, они «висят» на телефоне, болтают в ICQ, читают блоги и книги, которые дома им не дает спокойно почитать ребенок. Если сейчас их нет в офисе, то наверняка они сидят в кофейнях или гуляют по улицам с целью сделать десяток–другой фотографий. Надо отметить, что подобное отношение у нас взаимно. Сейчас, когда я пишу этот комментарий, мои сотрудники тоже уверены, что я работаю.

Думаю, что такая ситуация сложилась не только у нас в компании. Но гораздо интереснее знать не только, чем конкретно заняты твои сотрудники, но и как именно использовать это знание для построения высокоэффективной организации. Все, что на самом деле делает человек на работе, как нельзя лучше характеризует различные черты личности. И этим надо суметь воспользоваться.

Постараюсь объяснить сказанное на простом примере. Специфика работы нашей компании такова: продукт, который мы производим, практически невозможно навязать. Или заказчик живо заинтересован в диалоге и активно перенимает заложенную в продукте идею, или продолжать работу бесполезно. Поэтому я стараюсь сделать все для того, чтобы встречи моих сотрудников с клиентами проходили интересно и не были рутинной презентацией.

Какие ассоциации у вас возникают при слове «презентация»? Вы слушаете заученную скороговорку о том, насколько хорош продукт, как интересно он «устроен» и как в этот продукт поверили крупные компании. Скучно, не правда ли? Вдвойне скучно, если выясняется, что проводящий презентацию сотрудник не может ответить на вопросы, не имеет собственного мнения по теме и не умеет поддержать беседу. У клиента складывается впечатление, что, не интересуясь его проблемами и задачами, ему просто хотят продать продукт. А потом, как говорится, - хоть трава не расти!

Основная задача руководителя в таком случае сводится лишь к тому, чтобы принять в команду человека, живо интересующегося именно информационными технологиями - тем бизнесом, в котором работает компания.

Алексей Вулканов

Тайм-менеджмент: Способы эффективного использования рабочего времени СОДЕРЖАНИЕ Введение 3 1 Причины дефицита времени 4 2 Анализ использования рабочего времени 5 3 Самоменеджмент 7 3.1 постановка целей 7 3.2 Планирование 9 3.3 Принятие решений 12 3.4 Реализация и организация 14 3.5 Контроль 15 3.6 Информация и коммуникации 15 4 Особенности тайм менеджмента в России 17 Заключение 18 Список литературы 19 ВВЕДЕНИЕ “Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим ” П. Друкер Каким должен быть успешный, эффективный менеджер? Разумеется, он должен знать свое дело, уметь управлять, уметь ставить цели и добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет правильно организовать свое рабочее время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать свое время. Это относится не только к менеджерам, но и к людям любой другой профессии, но для людей, управляющих другими работниками, этот навык особенно важен, ведь он распоряжается не только своим временем, но и через четкую систему передачи выполнения задач своим подчиненным, еще и планирует их время. Время – это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно – его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Не даром же говорят:”Время - деньги”. Это не просто слова, действительно, если, например, работник неправильно распорядился своим временем, условия контракта не были выполнены в срок, фирме придется платить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем. Успех каждого руководителя зависит не только от материально- экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем. Руководитель должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей. 1 ПРИЧИНЫ ДЕФИЦИТА ВРЕМЕНИ Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, не организует свою работу – ему не хватает времени. И наоборот, если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу. Выйти из этого замкнутого круга можно только начав планировать свое время, а для этого нужно выяснить, на что расходуется время и выявить основные причины дефицита времени. Причины дефицита времени заключаются в следующем: 1. Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи. 2. Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач. 3. Постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье. 4. Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. 5. “Воры времени” – непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела. Наиболее крупные воры времени – это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые менеджер берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел. 6. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека. 7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени. 2 АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность. Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени – это ведение записей. Расходуемое время можно учитывать в таблицах: Таблица 1. Анализ видов деятельности и расхода времени |Вид |Интервал времени |Продолжительнос| |деятельности |(от… до…) |ть | | | | | Таблица 2. Листок “дневных помех” |помехи |продолжительность |кто |пометки | |интервал | | |(причины) | | | | | | Наиболее целесообразно вести записи в процессе работы, т.к. делая это вечером, можно что-то упустить. Степень детализации записей должна быть такой, чтобы можно было судить о важности и необходимости каждого вида работ. Для получения наиболее объективной картины делать записи нужно в течение недели (или дольше, если необходимо). Если бизнес является сезонным, то подобный анализ необходимо проводить с учетом времени года. В листке… надо фиксировать не только внешние помехи, но и случаи, когда инициатором нарушения хода трудового дня был сам руководитель. Сильные стороны использования рабочего времени нужно выделить и применять в повседневной работе. Для слабых же сторон нужно выработать стратегию по преодолению их. Прежде всего, каждую работу нужно проанализировать с помощью следующих вопросов: - была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с делегированием и определением приоритетов) - были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе) - было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации) - был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени). Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя. ПРИМЕР Таблица 1. Анализ видов деятельности и расхода времени |Вид деятельности |Интервал времени |Продолжительнос| | | |ть | |Разбор почты |1000 - 1020 |20 минут | |(срочно/не срочно) | | | |Телефонный звонок |1020 - 1030 |10 минут | |(подтверждение встречи)| | | |Подготовка документов |1030 - 1200 |1 час 30 минут | |для встречи с партнерами| | | |Делегирование |1200 - 1320 |1час 20 минут | |подчиненным работ по | | | |новому проекту | | | |Обеденный перерыв |1320 - 1400 |40 минут | |Дорога |1400 - 1420 |20 минут | |Переговоры с партнерами |1420 – 1540 |1 час 20 минут | |по созданию | | | |окончательного варианта | | | |контракта | | | |Дорога |1540 - 1625 |45 минут | |Подготовка доклада |1625 - 1700 |35 минут | |Доклад руководству о |1700 - 1725 |25 минут | |прошедшей встрече | | | |Ответ на письма |1725 - 1800 |35 минут | Таблица 2. Листок “дневных помех” |Помехи, интервал |Продолжитель|КТО |Пометки (причины)| | |ность | | | |Телефонный |20 минут |б. Коллега |Желание отвлечься | |разговор с бывшим| | |от бумаг | |коллегой (| | | | |во время | | | | |подготовки | | | | |документов) | | | | |Беседа с |15 минут |Подчиненный|Проблемы с | |подчиненным по | | |выполнением | |работе, не | | |порученного | |относящейся к | | | | |нов. проекту | | | | |Пробка на |45 минут | |Внешняя причина | |обратной дороге | | | | Сильные стороны: . сортировка почты (это рациональнее, чем сразу отвечать на все письма) . не самые важные дела (ответ на письма) – в конце дня, когда на важные и требующие больших затрат времени дела не остается времени. каждым делом менеджер занимался определенное время, не смешивая его с другими. вся работа, проделанная в этот день, была необходима. помехи, которые желательно если не ликвидировать, то свести к минимуму, отняли сравнительно мало времени Слабые стороны: . временной интервал для выполнения нескольких задач определялся спонтанно (если бы он был определен заранее, возможно, и подготовка документов, и совещание заняли меньше времени) . непредвиденную задержку в дороге можно было использовать для подготовки отчета или составления плана на следующий день 3 САМОМЕНЕДЖМЕНТ Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Основная цель самоменеджмента – максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни и преодолевать внешние обстоятельства. Самоменеджмент помогает выполнять работы с меньшими затратами, лучше организовать труд (следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, значит, уменьшить спешки и стрессы. У самоменеджмента есть определённый круг правил и функций: 3.1 ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ ЗНАЧЕНИЕ ПОСТАНОВКИ ЦЕЛЕЙ Постановка целей – это выражение в виде четких намерений и в точных формулировках наших интересов, потребностей или задач, что помогает сориентировать действия и поступки на эти цели и на их выполнение. Для этого цель должна описывает конечный результат, а не те действия, которые необходимо выполнить. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если руководитель заранее чётко не обозначил то, к чему он стремится. Постановка цели - безусловная предпосылка планирования, а следовательно, и успеха - заключается в точном знании того, что, когда, в каких масштабах надо достичь. Осознание своих целей очень часто означает значительную самомотивацию для работы, т.к. цель даёт ясное представление о том, в каком направлении необходимо двигаться. Постановка целей – это временный процесс, поскольку в течение деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, а это приводит к необходимости пересмотра цели. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда менеджер хочет прийти и куда он попасть не хочет(но куда его хотят привести другие). Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще”. НАХОЖДЕНИЕ ЦЕЛЕЙ Для того, чтобы добиться успеха необходимо правильно выбрать цели. У каждой фирмы, у каждого менеджера есть одна основная, важнейшая цель, которая разбивается на множество небольших промежуточных целей низшего уровня, достижение которых обеспечивает достижение цели более высокого уровня и, в конечном счете, высшей цели. Нужно устанавливать ясные согласованные между собой цели, которые могут быть обращены в непосредственные действия, чтобы их можно было непосредственно планировать. Четко определенные, зафиксированные на бумаге цели автоматически приобретают обязательный характер, побуждают к постоянному анализу, перепроверке и ревизии. СИТУАЦИОННЫЙ АНАЛИЗ Представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны). Путём анализа своих способностей менеджер определяет, что вообще он может сделать, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей он располагает. С другой стороны, менеджер должен ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков. Помочь в этом может составление баланса своих крупнейших неудач и поражений и выделение, следствием отсутствия каких качеств они были. «Знать свои слабости – значит укреплять свои сильные стороны». ФОРМУЛИРОВАНИЕ ЦЕЛЕЙ Установка сроков воплощения целей и формулирование желаемых результатов. Это последняя ступень при постановки целей, когда формулируются конкретное практических целей для последующей стадии планирования. Нельзя брать на себя слишком много, чтобы не погрязнуть в невыполненных делах. Следует устанавливать краткосрочные цели, согласованные с достижением долгосрочных глобальных целей. 3.2 ПЛАНИРОВАНИЕ Планирование призвано обеспечить хозяйское использование самого ценного ресурса – времени. Чем лучше распределено (т.е. спланировано) время, тем лучше оно может быть использовано в личных и профессиональных интересах руководителя. Планирование как составная часть задач и правил самоменеджмента означает подготовку к реализации целей и структурирование времени. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных акций и результатов означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе. Также, как любая фирма планирует или должна планировать свою сбытовую и производственную деятельность, каждый человек должен думать и работать, заглядывая в будущее, и не отдаваться во власть течения событий. Нужно планировать использование времени для достижения поставленных целей. Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. Общий практический опыт на производстве показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом. Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1% времени тратить на планирование. ПРИНЦИПЫ И ПРАВИЛА ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, чтобы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки, менеджер должен ясно представлять свой временной бюджет и совокупность задач. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период. Основные правила планирования времени: 1. Соотношение (60:40). Опыт показывает,что лучше всего составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (на 60%). События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты (“поглотители” времени) не могут быть запланированы целиком без остатка в связи со спецификой работы менеджера, которая заключается в том, что примерно половину рабочего дня руководитель проводит не на рабочем месте, т.к. работа требует взаимодействия с людьми, обмена информацией. Всегда нужно оставлять определенный процент времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительности каких-то дел, но при этом стараться сократить количество “поглотителей” времени. 2. Сведение задач воедино – план действий. Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Целесообразно разделить их на долго-, средне- и краткосрочные задачи, установить их приоритетность и действовать в соответствии с нею. 3. Регулярность – системность – последовательность. Над планами времени нужно работать регулярно и системно, последовательно доводя до конца начатое дело. 4. Реалистичное планирование. Т.е. планировать нужно только такой объем задач, с которым менеджер реально может справиться. 5. Восполнение потерь времени. Восполнять потери времени лучше по возможности сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне. 6. Фиксация результатов вместо действий. Фиксировать в планах нужно результаты или цели, а не просто какие-либо действия, чтобы усилия были изначально направлены непосредственно на достижение цели. Это поможет избежать внеплановой деятельности. 7. Установление временных норм. Опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Поэтому следует задавать точные временные нормы, предусматривать в плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует. 8. Срок исполнения. Чтобы избежать промедления и откладывания дел, следует устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности. 9. Переработка – перепроверка. План нужно постоянно перерабатывать и перепроверять с точки зрения того, могут ли те или иные задачи быть выполнены полностью. 10. Согласование временных планов. Чтобы успешнее претворять свои планы в жизнь, менеджеру необходимо согласовывать их с планами других людей (секретарши, начальника, подчиненных, коллег). СИСТЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ Как и любое планирование, планирование времени ориентируется на соответствующие долгосрочные цели, которые, в свою очередь, разбиваются на оперативные частичные цели. Планирование предполагает постепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем чтобы различные действия можно было распределить во времени. Установление периодов времени, которые требуются для достижения личных и профессиональных целей, дает чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел. План жизни может послужить исходным пунктом процесса планирования. На его основе выводят долгосрочные цели на ближайшие годы и составляют план на несколько лет вперед. Из плана на несколько лет вперед выводят годовой план, при этом нужно следить за тем, чтобы не заниматься делами, которые относятся к более поздним целям. Далее составляется квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым. Задачи и цели месячного плана переносятся из квартального плана истекшего месяца и учитываются уже с большей детализацией. Декадный план предполагает еще более детальный, более точный прогноз предстоящего периода и составляется в соответствии с объемом всех дел и задач и необходимым для их исполнения временем; в нем также надо предусматривать временные резервы для решения дополнительно возникающих задач так, чтобы соблюсти плановые сроки без стресса и цейтнота. Дневной план – это самая последняя и самая важная ступень в системе планирования времени. СОСТАВЛЕНИЕ ПЛАНОВ ДНЯ С ПОМОЩЬЮ МЕТОДА “АЛЬПЫ”. Принципиально важно составлять план дня в письменном виде, т.к. это делает деловую активность более целенаправленной и ориентированной на следование составленной программе дня. Письменный план помогает лучше оценить потребность во времени и более реалистично планировать резервное время. Реалистичный план дня должен в идеале включать лишь то, что руководитель хочет или должен, а также может сделать в этот день, чтобы сконцентрировать и мобилизовать реализацию поставленных задач больше сил. Метод “АЛЬПЫ” состоит из 5 стадий: 1) составление заданий (задачи из недельного плана, расставленные по приоритетности; невыполненное накануне; добавившиеся дела; сроки, которые надо соблюсти); 2) оценка длительности акций; 3) резервирование времени (в соотношении 60:40); 4) принятие решений по приоритетам и перепоручению; 5) контроль и перенос несделанного. Даже самый занятой руководитель способен так приспосабливать свои цели и планы к соответствующим обстоятельствам, чтобы они всегда могли служить выполнению плана жизни и карьеры. Необходимо всегда перепроверять свои планы и изменять их, если они оказываются не выполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку. Если же какое-то дело начато, то оно должно быть доведено до конца. 3.3 ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ Принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел. Принять решение – значит установить приоритетность. Основные проблемы руководителей заключаются в том, что они пытаются сразу выполнить слишком большой объем работ и распыляют свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущиеся необходимыми дела. Менеджеры должны стремиться к тому, чтобы, успевая решать во время рабочего дня множество разных текущих вопросов, в течение определенного времени заниматься только одной-единственной задачей, всегда завершать за один раз только одно дело, но последовательно и целеустремленно. Предпосылками для такой работы служат принятие однозначного решения о первоочередности важных дел, составление списка приоритетов на основе этого решения и соблюдение его. Сознательное установление однозначных приоритетов, последовательное и системное выполнение задач, включенных в план, в соответствии с их очередностью поможет: работать только над действительно важными и необходимыми задачами - решать вопросы в соответствии с их неотложностью концентрироваться на выполнении только одной задачи укладываться в установленные сроки исключить дела, которые могут быть выполнены другими не оставлять невыполненными задачи, которые вам действительно по силам получить больше удовлетворения от рабочего дня и результатов работы избежать стрессовых перегрузок Очередность выполнения задач можно определять, пользуясь следующими критериями и методами: Принцип Парето (соотношение 80:20) “Внутри данной группы отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе”. Исходя из этой закономерности, можно сделать вывод применительно к рабочей ситуации руководителя: в процессе работы за первые 20 % расходуемого времени достигается 80% результатов. Это означает, что не следует сразу браться за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью. Установление приоритетов с помощью анализа АБВ. Техника этого анализа исходит из опыта, что доли в процентах более важных и менне важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три группы, в соответствии с их значимостью (важнейшие, важные и несущественные(менее важные). Анализ АБВ основывается на трёх закономерностях: Важнейшие задачи составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%. На важные задачи приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%. Менее важные и несущественные задачи составляют около 65% всех дел, а значимость их составляет всего лишь примерно 15%. Чтобы применить анализ АБВ, необходимо следовать следующим пунктам: составить список всех предстоящих задач систематизировать их по степени важности и установить очерёдность оценить задачи в соответствии с категориями А,Б,В задачи категории А руководитель должен выполнять сам задачи категории Б следует перепоручить оставшиеся задачи самые маловажные и подлежат обязательному перепоручению. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауера Этот принцип является простым вспомогательным средством в случаях, когда необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Приоритеты устанавливаются по таким критериям как срочность и важность дела. Все дела подразделяются на 4 группы: Срочные/ важные дела – их необходимо выполнять самому руководителю Срочные/менее важные дела - их следует делегировать Менее срочные/важные задачи – их необязательно выполнять сразу, но выполнять их надо самому. Менее срочные/ менее важные дела – от их выполнения следует воздержаться Делегирование является ключевой деятельностью управляющего. Под делегированием в общем смысле понимается передача задач своему подчинённому из сферы деятельности самого руководителя, но при этом начальник сохраняет за собой ответственность за руководство, которая не может быть делегирована. Передача задача или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями. Отказ от делегирования приводит к перегрузке руководителя, сокращает время, необходимое для выполнения своих непосредственных обязанностей. Делегирование помогает руководителю высвободить время для важных задач и немного разгрузиться, а также способствует использованию профессиональных знаний и навыков работников, положительно воздействует на мотивацию труда сотрудников. Для того, чтобы успешно осуществлять делегирование необходимо подобрать подходящих сотрудников, четко распределить сферы ответственности, координировать выполнение порученных задач и осуществлять контроль рабочего процесса и результатов, пресекать попытки обратного или последующего делегирования. Не менее важно стимулировать и консультировать подчинённых, давать им оценку. Делегировать следует рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительную работу. Ни в коем случае нельзя делегировать такую работу, как определение целей, руководство сотрудниками, задачи высокой степени риска. РЕАЛИЗАЦИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ предполагает составление распорядка дня и организация трудового процесса в целях достижения поставленных целей. Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. Существует 23 правила, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня. Правила начала дня: начинать день с позитивным настроением; начинайте работу по возможности в одно и то же время; перепроверка плана дня, составленного накануне вначале – ключевые задачи; приступать без раскачки; согласовать план дня с секретарём (он будет эффективнее работать и сможет оградить руководителя от ненужных помех); утром заниматься сложными и важными делами, т.к. потом менеджер обычно бывает занят текущими делами; Правила основной части дня: Хорошая подготовка работы; Влиять на фиксацию сроков в собственных интересах; Перепроверять все акции с точки зрения их необходимости; Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы; Избегать незапланированных импульсивных действий; Своевременно делать паузы и соблюдать размеренный темп; Небольшие однородные задачи выполнять сериями (при этом только один раз проводится подготовка и в течение определенного времени руководитель занимается однородной деятельностью; благодаря непрерывности и концентрированности процесса достигается экономия времени); Рационально завершать начатое (отвлечение и последующее возвращение к работе требует некоторого времени, поэтому начатое дело нужно либо доводить до конца, либо прерывать в целесообразном месте) Использовать незапланированные временные промежутки для подготовительной или рутинной деятельности; Работать антициклично (т.е. в начале дня целесообразно заниматься важнейшими задачами, а в более беспокойный период - делами менее важными); Выкраивать спокойный час; Контролировать время и планы; Правила завершения рабочего дня: Завершить начатые небольшие дела; Контроль за результатами и самоконтроль; План на следующий день; Каждый день должен иметь свою кульминацию. Помимо этих правил также важно соблюдать естественный дневной ритм. У разных людей разная психология и организм. Вследствие этого работоспособность людей различна в различные периоды времени. Некоторые люди продуктивнее работают утром, некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людей приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей – так это относительные, ритмичные колебания. Все это необходимо учитывать в своей работе. 3.5 КОНТРОЛЬ Контроль над результатами служит улучшению, а в идеальном случае – оптимизации трудового процесса. Все вышеперечисленные функции самоменеджмента будут не столь эффективными, если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи: осмысление физического состояния сравнение запланированного с достигнутым корректировка по установленным отклонениям Необходимо регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и своё время и составлять листок дневных помех. Контроль над результатами труда должен в любом случае производиться после выполнения задачи. В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных целей, но и личную ситуацию. “Тот кто хочет себя по-настоящему разгрузить не может отказаться от самоконтроля”. 3.6 ИНФОРМАЦИЯ И КОММУНИКАЦИИ Это самая важная фаза, т.к. все остальные фазы нуждаются в ней. Информация и коммуникация составляет сердцевину самоменеджмента, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. На руководителя каждый день обрушивается поток информации с которым ему приходится справляться. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к обладанию информацией. Рациональное чтение Это важно для руководителя, поскольку рационализация чтения помогает ликвидировать потери времени на бессистемное чтение. Независимо от скорости чтения, можно путём целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени. Рациональное чтение предполагает, прежде всего, определение того, надо ли этот материал читать вообще, и если надо, то в каком объёме. Чтобы чтение было результативным, при просмотре и чтении надо думать о том, какую информацию из него нужно получить; перед тем, как начать читать, надо просмотреть название глав и разделов, пробежать глазами краткое содержание, а также предисловие и введение и выяснить, что необходимо прочитать более интенсивно. Читать можно быстрее, если избавиться от вредных привычек и отвлекающих факторов и совершенствовать методику чтения. Важные тексты нужно не только читать, но и обрабатывать после чтения. Желательно разработать свою систему маркировок и делать пометки, указывающие на важность или качество того или иного абзаца. Можно выписывать важные идеи и мысли, но лишь самое важное и в кротчайшей форме. Рациональное проведение совещаний. Совещания отбирают у руководителя и у подчинённых очень большую часть рабочего дня. Поэтому желательно провести анализ точных затрат совещания с учётом издержек на подготовку, заработка участников, дополнительных индивидуальных расходов, накладных расходов, командировочных расходов и потерянного времени. Повестку дня рационально составлять с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Для каждого пункта намечать время в соответствии с его значимостью. После совещания необходимо контролировать, выполняются ли принятые решения всеми, кого они касаются. Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня. Переговоры по телефону Телефон является наиболее часто используемым средством коммуникации и наиболее частым источником помех. Чтобы не тратить слишком много времени на телефонные переговоры, перед тем, как звонить, нужно наметить ход беседы. Если же звонят не по делу, нужно как можно скорее окончить разговор. Телефон также можно и использовать в виде инструмента рациональной информации и коммуникации. С помощью телефонной линии менеджер имеет возможность соединиться с глобальной информационной сетью, которая даёт возможность отличного обмена информацией. Рациональное ведение корреспонденции. Для этого нужно: Подготовить стандартные ответы; Стараться писать резолюцию сразу, не накапливая бумаг; Своевременно уничтожать архивы; Доверять секретарю разбор почты. 3.7 ОСОБЕННОСТИ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА В РОССИИ Менеджмент в России, как и в любой другой стране, отражает ее исторические особенности, культуру и общественную психологию. Он непосредственно связан с общественно-экономическим укладом страны. В силу исторических особенностей экономика нашей страны развивается скачкообразно, т.е. все процессы у нас происходят в более сжатые временные интервалы. В советский период истории России отсутствовала частная собственность, в то время как наука управления получила основной всплеск развития по всему миру. Поэтому сейчас менеджеры вынуждены работать больше и эффективнее, и не удивительно, что у большинства из них проблемы с использованием и планированием времени. Все российские экономисты признают, что рациональное использование времени является непременным условием всякого процесса труда, и управленческого тоже, но, несмотря на это, по настоящее время проблема эффективного использования времени в большинстве исследований, и особенно касающихся вопросов управления, либо игнорируется, либо освещается очень слабо. Отечественные руководители вынуждены пользоваться разработками иностранных специалистов. В настоящее время руководителей можно условно разделить на две группы: руководители старой закалки, работавшие в условиях плановой экономики, многим из которых трудно приспособиться к новым условиям. Они предпочитают работать так же, как работали раньше. Новые менеджеры, большинство из которых обучались по зарубежной литературе, учились или стажировались за рубежом. Они использовали опыт западных менеджеров и поэтому мало чем отличаются от своих коллег из других стран. Для них естественно заботиться о максимальной эффективности использования своего рабочего времени. Российская экономика переживает сейчас переходный период. При плановой и рыночной экономике внешняя среда относительно стабильна, а сегодня предприятия действуют в постоянно меняющихся условиях. Такая ситуация усложняет процесс принятия решений. Планы приходится постоянно пересматривать. Цели, стоящие перед менеджером не всегда ясны и последовательны. Множественность целей в сочетании с существованием разных групп и интересов часто приводит к противоречиям. Невозможность постановки ясных и непротиворечивых целей приводит к нарушению на самой первой ступени самоменеджмента. Следовательно, затрудняются процессы планирования и принятия решений (возникают неожиданные задачи, невозможно однозначно расставить приоритеты). Как уже отмечалось, применение принципов тайм-менеджмента связано не только с экономическими, но и с общественно психологическими факторами. В нашей стране велик удельный вес затрат времени на выполнение рутинной работы в бюджете времени руководителей. Это говорит о проблемах с делегированием у российских менеджеров. Многие из них не делегируют рутинную работу либо из-за того, что подчиненные и так загружены работой, либо из-за того, что считают, что сами выполнят эту работу лучшею В результате менеджеру не хватает времени на действительно важные, перспективные задачи. Еще одна особенность в использовании рабочего времени заключается в том, что в российских компаниях более распространены дружеские отношения между коллегами. Многие предпочитают начинать рабочий день с неформального общения с коллегами, а не с важнейших дел; обсуждение условий контракта может плавно перейти в дружескую беседу. В Росси сложился образ руководителя, как человека, у которого постоянно нет времени, и чем больше ему недостает времени, тем значительнее он кажется. Некоторые руководители с восторгом заявляют, что они работают по 12-13 часов в сутки, выражая этим преданность своему делу. Объективно же, это говорит лишь о том, что человек не может расставить приоритеты и правильно организовать свое время. В основном то, насколько эффективно менеджер распоряжается своим временем, зависит от его личности, от того, хочет ли он упорядочить свою деятельность, последовательно внедряя в работу правила и принципы самоменеджмента, т.к. для этого не требуется никаких сверхъестественных усилий ни для русского менеджера, ни для человека любой другой страны. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Можно сделать вывод о том, что управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Менеджер должен стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов бизнеса. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели. Свои собственные планы времени менеджер должен согласовывать с планами подчиненных и непосредственного руководителя, чтобы достичь максимального эффекта. То, насколько успешно менеджер будет претворять в свою работу принципы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально, т. к. для того, чтобы путем постановки ясных целей, правильного выбора приоритетов и планирования своего времени, добиться большей эффективности в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ: 1 Зайверт Л. “Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время” М.: Интерэксперт, 1995 2 “Организация рабочего времени”, учебник М: ”ДеКА”, 1994 3 Гамидуллаев Б.Н. “Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием” Пенза, 1997 Электронный журнал «Корпоративные Финансы» http://cfin.ru/management/index.shtml ----------------------- Приспособление Приспособление Подразделяется на Дневные планы Декадные планы Месячные планы Квартальные планы Итоги дня Итоги недели Месячные итоги Квартальные итоги Годовой итог Годовой план Планы на несколько лет вперёд План жизни Сравне- ние «план- факт»: перепро- верка результа- тов Процесс постановки целей Анализ целей Ситуационный анализ Анализ Желаемые цели «цель – средство» Сильные и слабые стороны Формулировка целей (планирование целей) Практические цели (цели действия) Чего я хочу? Что я могу?

О том, как грамотно распорядится временем, отведенным на работу, как максимально результативно использовать его, как успеть сделать все запланированное, издано рекордное количество статей и книг. Однако это не мешает вопросу оставаться актуальным, а тем, кто чувствует в себе силы и уверенность наставлять желающих на путь истины - производить на свет все новые и новые техники, методики, способы, рекомендации и прочее множество не всегда полезного материала.
«Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим.» П.Друкер
Хороший менеджер - это эффективный менеджер. Эффективность его определяется количеством поставленных и реализованных целей. А это практически невозможно без умения правильно распределять свое время. Впрочем, касается это не только менеджеров, но и людей любых других профессий. Руководитель, не умеющий грамотно распределять свое время и время своих сотрудников, очень быстро погрязнет в текущих вопросах. Уже будет не до глобальных целей и их реализации. Руководитель должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей.

Замкнутый круг
Очень часто нехватку времени объясняют большим количеством дел, выполнить которые необходимо. Причем все и практически одновременно. Так не бывает и это говорит лишь о неправильном подходе. На самом деле причины всегда одни и те же:

Неумение выделять срочные и второстепенные дела. Попытка схватить все и сразу, объять необъятное заканчивается ничем. Необходимо разделать все задачи по степени важности и срочности и начинать с тех, что могут занять больше времени.
Неумение делегировать полномочия. Важный момент, поскольку людям, стремящимся сделать все самостоятельно, необходимо от этого отходить. Это не будет воспринято как незаменимость. Скорее это будет говорить о несостоятельности и баллов в итоге все равно не добавит.
Попытки отложить на потом. А эта причина подобна снежному кому. Все, что откладывается «до лучших времен», чаще вообще не выполняется. А если до таких дел и доходят руки, то как правило в режиме аврала. О качестве в такой ситуации лучше не говорить.
Суета. Склонность характера или попытка пустить пыль в глаза - не важно. Псевдоактивность отнимает куда больше времени, чем кажется. Она же крадет бесценное время. В итоге нет ни результата, ни удовольствия от сделанного.

Можно, конечно, продолжить, включив в список слабую мотивацию, привычку брать работу домой, банальную лень и пр. Но если из списка нашелся хотя бы один знакомый пункт, стоит задуматься и, возможно, что-то изменить. Для этого много не надо. Самодисциплина и умение планировать время.

Правила планирования времени
Составлять план не на весь рабочий день, а приблизительно на 2/3. Невозможно очень четко следовать запланированному графику, поскольку возникают различные непредвиденные обстоятельства, незапланированные встречи и телефонные разговоры. Прогнозировать это сложно, поэтому на различного рода форс-мажор время все же лучше заложить.
Планировать предстоящий день, неделю и месяц. Есть дела и события, известно о которых бывает задолго до их проведения. Поэтому лучше не полениться и внести их в календарь событий.

Установление четких сроков исполнения. Чем точнее будут нормы исполнения различных задач, тем больше шансов на их своевременное выполнение.
Анализ. Без него невозможно эффективное движение вперед. Учитывать, анализировать ошибки, делать выводы просто необходимо для дальнейшей эффективной работы.

Конечно, планы должны быть реалистичными. Если расписывать значительно больше, чем по силам сделать, участи аутсайдера не избежать. Кроме этого, планы желательно корректировать с учетом общих работ.
Менеджмент в России, как и в любой другой стране, отражает ее исторические особенности, культуру и общественную психологию. Он непосредственно связан с общественно-экономическим укладом страны.
В настоящее время руководителей можно условно разделить на две группы: руководители старой закалки, работавшие в условиях плановой экономики, многим из которых трудно приспособиться к новым условиям. Они предпочитают работать так же, как работали раньше. Новые менеджеры, большинство из которых обучались по зарубежной литературе, учились или стажировались за рубежом. Они использовали опыт западных менеджеров и поэтому мало чем отличаются от своих коллег из других стран.
Для них естественно заботиться о максимальной эффективности использования своего рабочего времени. Применение принципов тайм-менеджмента связано не только с экономическими, но и с общественно психологическими факторами.

В нашей стране велик удельный вес затрат времени на выполнение рутинной работы в бюджете времени руководителей. Это говорит о проблемах с делегированием у российских менеджеров. Многие из них не делегируют рутинную работу либо из-за того, что подчиненные и так загружены работой, либо из-за того, что считают, что сами выполнят эту работу лучшею В результате менеджеру не хватает времени на действительно важные, перспективные задачи. Управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Менеджер должен стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов бизнеса. То, насколько успешно менеджер будет претворять в свою работу принципы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально, т. к. для того, чтобы путем постановки ясных целей, правильного выбора приоритетов и планирования своего времени, добиться большей эффективности в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени.